Geplaatst op
We hebben het tegenwoordig allemaal over Artificial Intelligence (AI): iedereen wil er iets mee, en misschien moeten we er ook wel iets mee. De slimme technologieën kunnen namelijk heel goed helpen bij het automatiseren van bepaalde processen.
Ieder bedrijf wil de binnenkomende en uitgaande facturen zo snel mogelijk afhandelen. Tegelijkertijd is het een proces dat uiterst zorgvuldig plaats moet vinden. We zien dan ook dat men binnen de wereld van finance steeds meer gaat vertrouwen op AI, om het alledaagse werkleven net wat aangenamer te maken.
AI in facturatie
AI-ondersteunde softwaresystemen voor facturatie maken doorgaans gebruik van de volgende drie technieken:
Machine Learning. ML, in onze taal ook wel bekend als machinaal leren, is het principe waarin een systeem leert van hetgeen waarmee het geconfronteerd wordt. De machine wordt hierdoor in staat gesteld om bepaalde patronen te herkennen.
Optical Character Recognition. OCR zorgt ervoor dat het systeem bepaalde elementen uit de factuur op kan halen. Denk bijvoorbeeld aan het factuur- of rekeningnummer. Hierdoor is het systeem tevens in staat om de factuur te ordenen, zoals onder het bijbehorende klantaccount.
Natural Language Processing. NLP helpt het systeem om de gebruikte taal op een factuur te begrijpen. Voor bedrijven die internationaal opereren is dit helemaal handig, omdat het dan ongeacht de taal kan begrijpen wat er op de factuur staat.
Een gouden driehoek
De kracht van AI komt pas echt tot leven wanneer deze verschillende technologieën met elkaar in verbinding staan. Hierdoor begrijpt het namelijk wat er staat, is het in staat om deze informatie te verwerken en zal het de factuur op de juiste plaats opslaan. Het verzamelt en verifieert belangrijke data en brengt medewerkers op de hoogte als de factuur afgerond kan worden. Zolang de machine blijft leren, zal menselijke inbreng steeds minder nodig zijn. En zo zal het facturatieproces stap voor stap efficiënter verlopen.
Verwerk uw factuur in 4 stappen
Facturatieprocessen zonder AI vragen om veel handmatige inbreng. De factuur moet namelijk verzameld, gecontroleerd, goedgekeurd en verwerkt worden. Daarnaast blijft dit tot op zeker hoogte altijd foutgevoelig; waar mensen werken, worden fouten gemaakt.
Als AI dit proces overneemt, zal het aantal gemaakte fouten afnemen. Laten we de vier belangrijkste stappen van AI-ondersteunde factuurverwerking eens op een rij zetten.
- Ontvangst. Digitale facturen komen rechtstreeks bij de AI uit, zodat deze er direct mee aan de slag kan gaan.
- Verwerken van de data. In deze stap zal het de eerder toegelichte technieken gebruiken om de belangrijkste informatie uit de factuur op te halen. Zodra het dit heeft gedaan, zal het op zoek gaan naar een bijbehorende openstaande betaling in het systeem.
- Foutpreventie. Zodra het systeem verschillen ziet tussen elementen uit de factuur en de openstaande betaling, dan zal het een medewerker waarschuwen. Deze kan de factuur corrigeren en de AI leert hier tegelijkertijd van; zo wordt het in de toekomst steeds beter om fouten te herkennen.
- Goedkeuring en verwerking. Wanneer de factuur de eerste drie stappen door is gekomen, zal het door de AI aangemeld worden voor goedkeuring. Er blijft dus altijd enige vorm van automatisering; AI kan immers ook fouten maken. Tegelijkertijd houdt men hierdoor beter zicht op de in- en uitgaande facturen. Als de factuur is goedgekeurd, kan deze betaald en afgerond worden. Het systeem zorgt dat deze op de juiste plek wordt opgeslagen.